Conditions générales de vente et de prestation de services

1 – Généralités

1. – Définitions

Les mots et expressions ci-dessous ont la définition suivante dans le cadre des présentes conditions générales :

• « Client » signifie toute personne morale ou physique contractant de RelOK pour l’achat de services d’assistance à l’installation au Luxembourg et région frontalière.
• « Commande » signifie la commande passée par le client pour la livraison d’une prestation de service.
• « Contrat » signifie tout type de contrats, ou Contrat de Services.
• « Contrat de Services » désigne l’accord entre les Parties aux termes duquel RelOK preste certains services au Client.
• « RelOK » la société Expat Services SARL, société de droit luxembourgeois, dont le siège social est à L-7241 Bereldange, 202 route de Luxembourg, immatriculée sous le numéro de registre du commerce BXXX, matricule 2024 XXXX, agissant sous le nom commercial RelOK.
• « Parties» vise RelOK et le Client ensemble.
• « transféré(e) » signifie l’employé du « Client » à qui le service est fourni in fine ou le client privé direct.

1.2 Interprétation

Il est spécifié, qu’à défaut de stipulations contraires, au sens des présentes conditions générales, le mot « jour » signifie un jour ouvrable, du lundi au vendredi de 8h à 17h. Exclus les weekends et jours fériés.

Tous les délais stipulés dans les présentes conditions générales seront calculés suivant les horaires d’ouverture / de bureau.

A moins qu’il n’en soit disposé autrement dans les présentes conditions générales, tous les délais seront calculés en jours ouvrables.

1.3 Champ d’application

Les présentes conditions générales sont les seules conditions générales applicables à tout Contrat dans lequel RelOK intervient en tant que prestataire de services. En passant une commande, le Client accepte, sans réserve, l’application des présentes conditions générales et renonce à invoquer ses propres conditions ou toutes autres conditions, qu’il s’agisse de conditions particulières ou générales, imprimées ou non, sauf accord contraire, exprès et écrit de la part de RelOK.

2. Conclusion d’une Commande

2.1
Les offres de RelOK sont valables un (1) mois à compter de leur émission par RelOK.

2.2
Les offres de RelOK n’engagent pas cette dernière, qui se réserve le droit de retirer ou d’adapter ses offres à tout moment. Une Commande n’est conclue définitivement qu’au moment où la confirmation écrite de l’acceptation par RelOK de la demande du Client parvient à ce dernier et confirmation écrite de la bonne réception de la commande signée.

2.3
Toute Commande passée par le Client donnera lieu à la facturation d’un acompte de cinquante pourcent (50%) du prix total hors taxes de la Commande.

3. Fourniture du service aux clients

3.1 – transport des transférés
Les représentants et employés de RelOK peuvent transporter uniquement des adultes ou enfants n’ayant pas besoin d’équipement de transport spécifique. En cas d’assistance à des familles avec des enfants en bas âge ayant besoin de sièges autos spécifiques le transport ne sera pas effectué par le biais de RelOK, le transféré devra avoir son propre moyen de transport.

3.2 – délais de retour des bailleurs et autres fournisseurs de services
Délais dans la livraison du service (attente des agences, bailleurs) VS délais dans l’attente du transféré.

Les délais d’acceptation ou rejet de candidatures ne sont pas contraignants. Un retard dans la réponse d’un bailleur ou d’une agence ne peut donner lieu à une quelconque indemnisation.

RelOK n’est pas tenue de garantir une acceptation du dossier de candidature du transféré pour un bien immobilier quelconque.

RelOK ne peut pas forcer les délais de procédures bancaires, administratives ou autres.

3.3 – tours d’orientation
Les orientations accompagnées ne peuvent se faire en semaine qu’entre 9h30 et 16h afin d’éviter les heures de pointe. Le samedi matin peut être possible sous réserve de disponibilité et sera sujet à majoration.

Les conditions prévues à l’article 3.1 s’appliquent également aux orientations en voiture.

Lors des orientations plus longues (plus de 2h) ou à pied, RelOK fournira une bouteille d’eau minérale par personne.

Le transféré doit être équipé en conséquence pour une orientation à pied. Aucune ristourne ou indemnisation ne sera accordée si le transféré ne se présente pas équipé en conformité avec les conditions météo.

L’orientation commence à courir dès le début présumé du rendez-vous fixé, même si le transféré arrive en retard, aucune extension ne sera accordée.

En cas de conditions météo extrêmes (froid intense, alertes météo au vent, tempêtes, grêle), le tour peut être ajourné.

Les orientations à l’extérieur de Luxembourg Ville seront limitées à 2 régions voisines choisies par le transféré.

3.4 – procédures administratives et liaisons avec les administrations locales
Les transférés sont tenus d’apporter les documents requis pour les enregistrer. RelOK n’est pas responsable des copies.

Les rendez-vous dans les communes se feront directement sur place. Un seul enregistrement par dossier sera permis (sauf en cas d’assistance à l’immigration). Généralement il s’agit de la première déclaration d’arrivée. Si des membres de famille arrivent séparément, le transféré pourra choisir qui bénéficiera de l’assistance ou demander le service en supplément, sous réserve d’approbation entre les parties.

RelOK fera le dépôt des dossiers auprès d’administrations, à cet effet, une procuration sera établie afin de permettre le suivi du dossier. Aucune prise de contact avec le ministère ne sera faite pendant la première semaine qui suit l’introduction du dossier.

RelOK ne se responsabilise pas pour les décisions administratives, acceptation ou rejet des dossiers déposés et ne fournit pas d’assistance dans la collecte de documents auprès d’administrations étrangères. Une liste des documents à fournir sera fournie en début de mission et ce sera au client d’apporter les documents requis au format et langue acceptés par les administrations.

RelOK ne se responsabilise pas pour les délais ou rejets suite à une remise de dossier incomplète.

Pour les procédures d’immigration, les frais de dossier pour la demande de titre de séjour définitive à Luxembourg sera inclue dans le prix du service par Expat Services, cependant, les frais liés aux certificats médicaux ne seront pas pris en charge par RelOK.

En cas de frais de dossier appliqués par les administrations, (permis de conduire, importation de voiture), ce sera au transféré de faire les virements et d’apporter les preuves de paiement.

3.5 – recherche de logement
Le service « une journée » comprend la recherche, pré-selection, proposition au client, fixation des rendez-vous et accompagnement jusqu’à 6 visites de 6 biens distincts sur 3 jours ouvrables maximum.

Si le transféré prend plus de 48h à se manifester sur les biens proposés,  une nouvelle recherche sera nécessaire et 3 (trois) heures seront déduites du service, il faudra proposer une nouvelle recherche, une demi journée sera donc déduite du service et au lieu de 6 biens répartis sur 3 jours ouvrables ce sera 3 biens uniquement.

RelOK s’engage à fournir les meilleures options dans les meilleurs délais, le transféré s’engage à être réactif, coopératif et ponctuel aux rendez-vous.

Le service non accompagné comprend la recherche, pré-selection, proposition au transféré et fixation des rendez-vous plus liaison et assistance téléphonique.

Une fois la recherche, pré-selection et proposition de biens au transféré faite, si ce dernier change de critères de manière drastique (nombre de chambres, changement de région géographique, pet friendly, divulgation de nouvelle situation familiale, etc.) alors une demie journée sera déduites du service.

Une fois que les visites sont programmées, le transféré a le droit de demander le changement / remplacement de 2 visites maximum pour d’autres biens non pré-selectionnés.

RelOK n’est pas responsable si le transféré a des demandes irréalistes. Les biens présentés seront dépendants de l’état du marché au moment de la recherche.

En cas d’épuisement de temps pour la recherche RelOK s’engage à reprendre le service à la prochaine étape.

RelOK ne se responsabilise pas pour le comportement indélicat des transférés vis-à-vis de tierces parties.

Le transféré s’engage à être transparent avec RelOK dans sa recherche.

RelOK s’engage à prioritiser la demande des clients et respecter les délais des logements temporaires.

Les horaires de visites sont du lundi au vendredi de 8h30 à 18h. Tout changement est sujet à discussion.

3.6 – Négociation, analyse et explication du bail et assistance à l’installation dans la nouvelle demeure

À la suite des visites le transféré devra choisir un ou deux biens pour le(s)quel(s) il souhaite postuler par ordre de priorité. RelOK introduira le dossier de candidature et négociera les clauses du bail. Un bail sera négocié et analysé et expliqué au client. En cas de clause abusive le client sera notifié et le choix lui incombera d’accepter ou rejeter. RelOK ne se responsabilise pas pour la signature d’un bail avec clauses abusives.

En cas de rejet du bail pour clauses abusives, RelOK pourra faire l’analyse d’un deuxième bail à titre d’exception.

RelOK demandere deux devis d’assurance locatives et ne se responsabilise pas pour les choix du transféré.

RelOK accompagnera le transféré à la remise des clés et état des lieux. RelOK n’est pas tenu de rester pendant toute la durée de la remise des clés si celle-ci excède 2h ou l’horaire de 18h.

Les remises de clés devront idéalement être faites pendant les heures de bureau. Les exceptions peuvent être accordées mais seront sujettes à majoration. Si une remise des clés après 18h est demandée par le transféré RelOK se réserve le droit de partir à 18h30.

3.7 – recherche d’école et de crèche
RelOK fournira de la documentation officielle et des informations concernant les écoles. Elle fera le premier rendez-vous avec les administrations ministérielles (communale ou ministère de l’éducation).

Le transféré sera tenu de faire les demandes d’inscription dans les différentes écoles et RelOK pourra l’assister.

Expat Services ne peut en aucun cas garantir une place dans une école internationale privée ou publique ou dans une crèche ou maison relais privée ou publique.

La recherche de crèche comprendra la recherche préliminaire avec demande de disponibilité, prix et rendez-vous. RelOK accompagnera le transféré au premier rendez-vous et expliquera ce qui est usuel en crèche et le fonctionnement. Les rendez-vous suivants seront faits sans accompagnement.

3.8 – assistance départ

RelOK mettra en relation le transféré et deux fournisseurs de services pour la peinture, entretiens divers et nettoyage mais ne sera pas responsable pour la qualité de toute prestation.

RelOK fera en sorte de maximiser les chances de récupération de l’entièreté de la caution ou garantie bancaire, cependant elle ne se responsabilise pas pour les manquements de la part du locataire et ne peut que garantir les moyens sans obligation de résultat.

3.9 – avance de fonds

Sur demande, RelOK peut avancer tout ou partie des fonds pour couvrir les frais d’agence. Le remboursement intégral sera ajouté à la facture pour le service et majorée de frais administratifs de 70 € HTVA par dossier. Un accord spécifique sera mis en place entre les parties à cet effet. Ce service ne sera possible qu’avec les clients corporatifs et une avance sera demandée au client à la commande.

4.Prix

4.1
Les prestations de services effectuées sont facturés aux prix indiqués dans la confirmation écrite de la Commande par RelOK.
Les prix précités sont soumis à indexation. L’index à la date de signature des présentes est de 944,43.

4.2
Les prix indiqués s’entendent TVA non-comprise et sans taxes administratives.

5. Modalités de paiement

5.1
Toutes les factures de RelOK doivent être payées à leur date d’échéance, et ce nonobstant tout litige ou réclamation. Sauf s’il en a été convenu autrement par écrit, la date d’échéance de paiement est le trentième (30ème) jour calendaire suivant la date de la facture. Tous les paiements devront être réalisés par virement bancaire sur le compte de RelOK dont les coordonnées sont mentionnées sur la facture.

5.2
Toute réclamation en rapport avec les factures n’est valable que si elle est faite endéans les huit (8) jours suivant la date de la réception de la facture par le Client et par écrit.

Toute facture non contestée par le Client dans le délai précité sera réputée être irrévocablement acceptée par le Client, qui ne pourra plus faire valoir la moindre réclamation en rapport avec la facture concernée.

5.3
Toutes factures, y compris celles qui ne sont pas encore arrivées à échéance, sont immédiatement exigibles en cas de non-paiement d’une facture antérieure. RelOK se réserve le droit, en cas de paiement tardif, de suspendre ou annuler la prestation de services en cours (même si ces prestation de services ne sont pas concernées par le retard de paiement), et ce sans préjudice de tous ses autres droits, y compris celui de réclamer des dommages et intérêts.

5.4
Toute somme due par le Client et demeurée impayée portera de plein droit intérêt, à partir de son exigibilité, tout mois entamé étant réputé complet, au taux visé dans la loi du 18 avril 2004 relative aux délais de paiement et aux intérêts de retard. Sauf précision contraire, tout paiement effectué par ou pour le Client à RelOK sera d’abord imputé sur les intérêts, avant de l’être sur le principal.
En outre, après mise en demeure adressée par courrier recommandé par RelOK au Client, le montant dû mentionné ci-dessus sera automatiquement majoré de 3 pour cent (3%) avec un minimum de 40 €, à titre de dommages et intérêts conventionnels et forfaitaires pour les frais administratifs et autres frais de recouvrement, et ce sans préjudice du droit de RelOK de réclamer des dommages et intérêts complémentaires si son préjudice est plus élevé.

5.4
Les paiements ne pourront, en aucun cas, faire l’objet d’une compensation en faveur du Client, sauf accord écrit, exprès et préalable de RelOK. En revanche, RelOK a la faculté de compenser les sommes dont le Client lui est redevable avec les sommes dont Expat services SALR est redevables vis-à-vis du Client.

6. Garanties – Responsabilité – Assurance

6.1
RelOK est, en toute hypothèse, uniquement responsable des dommages résultant de sa propre malveillance ou faute lourde. Par ailleurs, RelOK n’est en aucun cas responsable des dommages indirects généraux ou spéciaux, de quelque nature que ce soit, subis par le transféré ou par le client. Il appartient au Client de conclure les assurances complémentaires qu’il estime nécessaires.

6.2
RelOK n’assume aucune responsabilité généralement quelconque lorsque l’inexécution de ses obligations est due à des événements en dehors de son contrôle normal, y compris en cas d’accident de la route empêchant de se rendre à un endroit.

6.3
RelOK a souscrit à une assurance responsabilité civile et professionnelle couvrant ses activités.

7. Réclamations

Toute réclamation dont la notification n’est pas reçue par RelOK endéans les délais impartis, la prestation de service sera considérée comme étant acceptée par le Client.

8. Résiliation

8.1
En cas d’annulation par le client, RelOK a droit au paiement des services déjà effectués suivant le menu de services à la carte.

8.2
En cas d’ouverture d’une procédure de faillite, de concordat amiable ou judiciaire, de règlement collectif de dettes ou de toute autre procédure collective judiciaire, administrative ou volontaire, luxembourgeoise ou étrangère, comprenant la réalisation des actifs et la répartition du produit de cette réalisation entre les créanciers, les actionnaires, les associés ou les membres selon le cas, ainsi que d’une quelconque mesure d’assainissement impliquant une autorité administrative ou judiciaire luxembourgeoise ou étrangère, destinée à préserver ou rétablir la situation financière et qui affecte les droits préexistants de tiers, y compris notamment toute mesure qui comporte une suspension des paiements, une suspension des mesures d’exécution ou une réduction des créances, ou encore si RelOK peut raisonnablement craindre que le Client ne satisfera pas à ses obligations, RelOK sera en droit de résilier la convention, de plein droit, avec effet immédiat, sans être redevable vis-à-vis du Client d’une quelconque indemnité et sans devoir passer par justice, par simple envoi d’une lettre recommandée et d’exiger le paiement pour les services déjà prestés au tarif prévu au menu.

9. Droits intellectuels

9.1 – informations 

Les guides et informations réalisés et divulguées par RelOK sont sa propriété intellectuelle et ne doivent pas être diffusés ou utilisés à d’autres partis.

RelOK concède néanmoins une licence des droits de propriété intellectuelle existants sur certains produits uniquement pour l’exécution des Contrats. Cette licence est un droit personnel, non exclusif et non transférable, d’utiliser les guides conformément à leur finalité telle que précisé dans le ou les Contrats.
Sauf accord préalable et exprès, RelOK ne concède aucune licence de marque(s) pour l’exécution des Contrats.
Le Client s’engage à maintenir intactes les mentions relatives à la propriété intellectuelle figurant sur les guides et autre matériel et sur toute ou partie de leurs éléments.
Les outils, méthodes et/ou savoir-faire utilisés ou réalisés par RelOK dans le cadre du la relation contractuelle restent sa propriété respective.
L’ensemble des droits intellectuels afférents aux résultats de toutes les prestations effectuées par RelOK dans le cadre de l’exécution du Contrat de Service demeure sa propriété exclusive.
RelOK garantit le Client contre toute action en contrefaçon d’un droit de propriété intellectuelle dont elle lui aurait permis contractuellement l’usage selon les termes suivants.
Le présent article énonce l’entière responsabilité de RelOK et la réparation exclusive du Client en ce qui concerne la contrefaçon d’un droit de propriété intellectuelle ou de tout autre droit de propriété, RelOK ne saurait être tenu responsable au-delà des stipulations de cet article.

10. Confidentialité – Référence

10.1       Informations confidentielles

Les Parties considéreront comme strictement confidentielles toutes les données, informations ou connaissances, quelle que soit leur forme, leur nature ou leur support, qu’elles seraient amenées à connaître dans le cadre de leur relation contractuelle (les « Informations Confidentielles »), et s’engagent à ne pas communiquer ni divulguer les Informations Confidentielles à des tiers, à moins que (i) la Partie qui transmet les Informations Confidentielles n’ait donné son accord écrit, exprès et préalable à leur divulgation ou (ii) qu’elles soient tombées dans le domaine public sans faute de la part de l’une des Parties.

Les Parties ne pourront communiquer les Informations Confidentielles qu’aux seules personnes habilitées à les connaître exclusivement pour les besoins de l’exécution leur relation contractuelle et qui acceptent de se soumettre à une obligation de confidentialité. Chacune des Parties s’engage à faire signer par chacune des personnes précitées un engagement de confidentialité comprenant des stipulations équivalentes à celles du présent article ou se porte fort de ce que les contrats conclus avec ces personnes comprennent des stipulations substantiellement équivalentes à celles du présent article.

L’engagement prévu au présent article prend effet dès la période de négociation s’ouvrant entre les Parties et prendra fin trois (3) ans après la cessation leur relation contractuelle pour quelque cause que ce soit, sous réserve des obligations légales, et sous réserve des Informations Confidentielles liées à la propriété intellectuelle de RelOK, pour lesquelles l’obligation de confidentialité est applicable pour toute la durée des droits y afférents.

10.3     Référence

A compter de l’acceptation des présentes CGV par le Client, le Client accepte que RelOK se réserve le droit de citer le nom du Client à titre de référence dans tout document publicitaire, commercial ou autres, ainsi que dans tout autre média (et notamment sur son site internet).

11. Clauses diverses

11.1 Date des notifications

Toutes les notifications faites par lettre recommandée en exécution de la convention, sont censées être faites à la date de présentation de la lettre recommandée à la poste, la date du récépissé faisant foi.

11.2 Divisibilité

Au cas où l’une des clauses de la Convention venait à être déclarée nulle, illégale ou inapplicable, cette nullité, illégalité ou inapplicabilité n’affectera pas la validité des autres clauses de la Convention. Chacune des Parties s’efforcera de négocier immédiatement et de bonne foi une clause valable ayant les mêmes conséquences économiques en remplacement de celle-ci.

11.3 Droit applicable

Les présentes conditions générales ainsi que les conventions auxquelles ces dernières sont applicables sont régies, dans leur intégralité, par le droit luxembourgeois. L’application de la Convention de Vienne du 11 avril 1980 sur les contrats de vente internationale de marchandises est expressément exclue pas les Parties.

11.4
Sous réserve de l’application de l’article 18 du Règlement (UE) no 1215/2012 du Parlement européen et du Conseil du 12 décembre 2012 concernant la compétence judiciaire, la reconnaissance et l’exécution des décisions en matière civile et commerciale, les juridictions de Luxembourg-Ville sont exclusivement compétents pour tout litige relatif à la validité, l’application, l’interprétation et l’exécution des présentes conditions générales ainsi que de tout litige relatif à la conclusion, la validité, l’interprétation et l’exécution de tout Contrat.